על פי סעיף 25 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), נקבעו הוראות בדבר תקופת השמירה של מערכת החשבונות וכן מסמכים אחרים שברשותכם, אמצעי האחסון ומקום שמירתם.
להלן כללי השמירה:
1. מערכת החשבונות שחובה לנהל
א. הגדרת זמן השמירה
את מערכת החשבונות חובה לשמור במשך 7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת (ראה מקרה א') או במשך 6 שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס (ראה מקרה ב'), הכל לפי המאוחר.
דוגמה לגבי שנת המס 2011 (השנה האחרונה הרלוונטית בדרך כלל לבדיקה):
| המקרה | שנת המס | יום הגשת הדוח | יום סיום חובת השמירה |
| א' | 2011 | 31.10.12 | 31.12.18 – 7 שנים מתום שנת המס |
| ב' | 2011 | 31.05.13 | 31.05.19 – 6 שנים מיום הגשת הדוח |
ב. הגדרת מערכת החשבונות שיש לשמור
- כל ספרי החשבון (לרבות כרטסת חשבונות) ותעוד (תעוד פנים ותעוד חוץ), לרבות מערכת חשבונות ממוחשבת – שחובה לנהל על פי הוראות התוספת הספציפית לניהול פנקסים, החלה על עסק.
מערכת החשבונות הממוחשבת כוללת גם את התוכנה, טבלאות העזר (כגון טבלאות לתרגום שערי מטבע, טבלאות לניכוי במקור וכיוצ"ב) ואמצעי אחסון ממוחשבים (כגון – סרטים מגנטיים, תקליטורים, דיסקים אופטיים וכיוצ"ב) למעט קובץ זמני (קובץ המשמש כטיוטה בלבד, להבדיל מקובץ קבוע – שבו אין אפשרות למחוק רשומה והרשומות מוספרו באופן אוטומטי במספור עוקב, כשרצף המספרים העוקבים, נשמר מעיבוד לעיבוד במשך שנת המס).
- מסמכים נוספים שלגביהם נקבע בהוראות שיש לשמרם יחד עם מערכת החשבונות, כגון: העתקים או ספחים של דוחות תקופתיים למס ערך מוסף, העתקי חשבונות שנתקבלו מהבנק לגבי תקבולים שלא נרשמו בספר קופה, מאחר שהופקדו בבנק ביום קבלתם או למחרתו, הוראה דומה קיימת לגבי ספר תקבולים ותשלומים, וכן מסמכים מסוימים שנערכו על ידי קבלנים, סוחרי מקרקעין ורופאים.
2. מסמכים אחרים שנוהלו לפי שיקול דעת העסק
א. הגדרת זמן השמירה
את המסמכים חובה לשמור במשך 3 שנים לפחות מיום הגשת הדוח על ההכנסה.
דוגמה לגבי שנות המס 2014 – 2015 (השנים האחרונות הרלוונטיות בדרך כלל לבדיקה).
| המקרה | שנת המס | יום הגשת הדוח | יום סיום חובת השמירה |
| א' | 2014 | 31.1.2016 | 31.1.2019 |
| ב' | 2015 | 31.8.2016 | 31.8.2019 |
ב. הגדרת המסמכים האחרים
מסמכים שאינם בגדר תיעוד חובה לפי ההוראות לניהול פנקסי חשבונות, ואינם חלק ממערכת החשבונות.
דוגמאות: מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין מחלקתיים, מקור תיעוד אשר נסרק למחשב לצורך משלוחו כמסמך ממוחשב, חוזים ופרוטוקולים, במידה שנוהג הנישום לערכם או לקבלם, וכן תיעוד ופנקסים שאין חובה לנהלם על פי ההוראות, ואשר נוהלו, בין מרצון ובין מכוח דין אחר.
3. כללי
- אתם מוזמנים לוודא אתנו את התאריכים הרלוונטיים עבורכם.
- יש לשקול שלא להשמיד מסמכים כמו חוזי שכירות, הסכמים והתקשרויות לטווח ארוך, הסכמי עבודה וכד'.
- ניתן לשמור את המסמכים גם ע"ג אמצעי אחסון ממוחשבים בתנאי שניתן להפיק מהם פלט מודפס.
- יש לערוך גיבוי אחת לרבעון (מומלץ כמובן אחת ליום) למערכת החשבונות הממוחשבת.
אנו מאחלים לכם קריאה מועילה ואנחנו לשירותכם להסברים והבהרות.
אין להעתיק/להפיץ/לפרסם מאמר זה כולו או חלקו ללא אישור מראש ובכתב ממשרד רואי חשבון בני גאון.